Przestarzałe metody oraz brak przejrzystości i znajomości lokalnych procesów to największe potencjalne zagrożenia dla efektywnego międzynarodowego zarządzania obsługą płacową
- Jedna czwarta przedsiębiorstw (23,7%), wybierając operacyjny model obsługi płacowej, bazuje na przestarzałych metodach.
- Jedna piąta z nich (20,12%) nadal zatwierdza listę płac ręcznie, np. za pośrednictwem poczty e-mail.
- Aż 79% przedsiębiorstw nie posiada systemu, który umożliwiałby konsolidację wszystkich operacji związanych z obsługą płacową lub ich przegląd w jednym globalnym raporcie.
Opublikowany 29 listopada 2016 r. raport „An insight into multi-country payroll processing” („Przegląd międzynarodowych procesów zarządzania obsługą płacową”) jest próbą przybliżenia aktualnych wyzwań związanych z obsługą płacową i metod stosowanych w celu osiągnięcia większej efektywności, lepszej sprawozdawczości oraz uzyskania pełniejszego obrazu tego procesu w firmie.
W ankiecie, przeprowadzonej na zlecenie TMF Group – światowego dostawcy usług biznesowych prowadzącego działalność w ponad 80 krajach – i opracowanej przez Global Payroll Association, zebrano opinie 165 osób zajmujących się obsługą płac, od wiceprezesów i dyrektorów po pracowników operacyjnych, z firm reprezentujących szerokie spektrum branż.
Najważniejsze ustalenia raportu:
- Ryzyko stagnacji: Chociaż ponad jedna trzecia respondentów (36,5%) twierdziła, że „efektywność” jest kluczowym czynnikiem przy wyborze modelu obsługi płacowej, to zarazem prawie jedna czwarta (23,7%) przyznała, iż w swoim wyborze bazowała na dotychczasowym podejściu do procesu – co potencjalnie może ograniczać zakres czynności i sposób realizacji procesu – a jedna piąta (20,12%) nadal zatwierdza listę płac ręcznie.
- Wartość lokalnej wiedzy i doświadczenia: „Znajomość krajowych przepisów i wymogów” była bardzo często wskazywana jako jedno z największych wyzwań przy przejmowaniu lub przekazywaniu obsługi płacowej (49%) lub przy obsłudze płacowej prowadzonej w wielu krajach (35%). W efekcie 70,25% przyznaje, że bardzo ważne jest dysponowanie osobami znającymi lokalne języki do kontaktu w poszczególnych krajach.
- Osiąganie zgodności i spójności ponad granicami: Innymi ważnymi wyzwaniami związanymi z międzynarodową obsługą płacową były „możliwość znajdowania informacji na temat przepisów prawnych i zgodności” (35,7%) oraz „osiąganie spójności w zakresie polityki i procesów” (33,6%). Jedna czwarta badanych (25,2%) wskazała też trudności w zarządzaniu wieloma dostawcami.
- Przejście z perspektywy lokalnej na globalną: Około dwie trzecie (65%) podało, że nie ma jeszcze możliwości podglądu statusu przetwarzania listy płac na wszystkich rynkach, na których firma prowadzi działalność, i w związku z tym aż 79% przedsiębiorstw nie ma systemów, które mogłyby skonsolidować wszystkie operacje dotyczące obsługi płacowej w jeden globalny raport.
Komentarz: 1 na 5 firm (20,99/20,73%) nie ma żadnych globalnych, lub obowiązujących w wielu jurysdykcjach, procesów ani polityk obsługi płacowej, które mogłyby zastąpić obecnie stosowane procesy na rynkach lokalnych.
Deborah Williams, Szef ds. Globalnych Usług Biznesowych w TMF Group, tak skomentowała raport: „Zewnętrzna obsługa płac to stosunkowo nowa, ale szybko zdobywająca popularność, usługa. Firmy coraz częściej przechodzą transformacje w skali globalnej, ale nadal samodzielnie zarządzają procesem obsługi płac na poziomie lokalnym.
Tymczasem to, co w przedsiębiorstwach dobrze funkcjonowało wcześniej – ręczne przetwarzanie, sprawozdawczość na poziomie lokalnym – nie sprawdza się w przypadku dążenia do konsolidacji działań i globalizacji.
Platformy technologiczne online są jednym z rozwiązań zapewniających globalną sprawozdawczość i analizę, ale dla uzyskania pełnego obrazu konieczne jest jeszcze dogłębne zrozumienie i znajomość lokalnych i regionalnych wymogów w zakresie zapewnienia zgodności. Dysponowanie odpowiednimi osobami do zarządzania obsługą płacową jest nadal bardzo istotne.”
Mikołaj Pluciński, Dyrektor Zarządzający TMF Poland, dodał:
„Większość międzynarodowych firm działających w Polsce zarówno ma własnych specjalistów ds. płac, jak i korzysta z usług lokalnych dostawców zapewniających obsługę w tym zakresie. Ze względu na to, że w Polsce przepisy prawne zmieniają się bardzo szybko, kwestie związane z obsługą płacową wymagają stałej uwagi, np. w 2017 roku krajowa płaca minimalna wyniesie 2000 zł dla pracowników etatowych, krajowa płaca minimalna w przypadku umów cywilnych 13 zł za godzinę. Obecnie rząd pracuje także nad przepisami, zgodnie z którymi pracodawca będzie mógł przechowywać pliki osobowe pracowników w postaci elektronicznej zamiast papierowej.
Jak stwierdzono w raporcie, przedsiębiorstwa działające w skali międzynarodowej powinny na bieżąco śledzić zmiany w przepisach w poszczególnych krajach i korzystać ze wsparcia obsługi płacowej na szczeblu lokalnym, tak aby zharmonizować te procesy z zasadami i procedurami globalnymi.”
Pełny raport można pobrać ze strony http://www.tmf-group-global.com
W celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt z:
Kate Martin, Dyrektor ds. Komunikacji Zewnętrznej, TMF Group – kate.martin@tmf-group.com
DODATKOWE INFORMACJE:
„An insight into multi-country payroll processing” („Przegląd międzynarodowych procesów zarządzania obsługą płacową”)
- W przeprowadzonej w 2016 r. ankiecie dotyczącej globalnej obsługi płacowej zebrano opinie 165 osób zajmujących się obsługą płac, od wiceprezesów i dyrektorów po pracowników operacyjnych, z firm reprezentujących szerokie spektrum branż. Na ich podstawie Global Payroll Association opracował raport opublikowany w listopadzie 2016 r. Przeprowadzone na zlecenie TMF Group badanie jest próbą przybliżenia aktualnych wyzwań stojących przed osobami zajmującymi się obsługą płac w rozwijającej się branży oraz metod, jakie stosują one w celu osiągnięcia lepszej efektywności, lepiej zorganizowanej sprawozdawczości przedsiębiorstwa oraz uzyskania pełniejszego obrazu przedsiębiorstwa.
O TMF Group
- TMF Group jest globalnym dostawcą usług biznesowych dla firm działających lokalnie jak i na całym świecie. Dzięki sieci biur w ponad 80 krajach, TMF Group może zaoferować wiedzę i doświadczenie zdobyte na lokalnych rynkach, by pomóc przedsiębiorstwom w rozwoju i prowadzeniu działalności tak na ich rynkach rodzimych, jak i poza nimi.
- TMF Group świadczy usługi na rzecz przedsiębiorstw różnej wielkości ze wszystkich branż – począwszy od start-upów, aż po duże, międzynarodowe korporacje – współpracując z 60% przedsiębiorstw znajdujących się na liście Forbes 100 i wchodzących w skład indeksu FTSE 100.
- Globalne usługi biznesowe TMF Group zostały wyróżnione w trzech odrębnych raportach Everest Group w uznaniu jej szerokiego zakresu możliwości i innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Ponadto firma została uznana za lidera w segmencie rynku skoncentrowanym na międzynarodowej obsłudze płacowej, w raporcie NEAT firmy NelsonHall dotyczącym oceny usług płacowych. Podstawą tego sukcesu jest model globalnego zarządzania zapewniający klientom TMF Group większą przejrzystość prowadzonych operacji i lepszą kontrolę nad nimi.
- Lider w dziedzinie międzynarodowych usług płacowych – NelsonHall’s Evaluation & Assessment Tool (NEAT) 2016
▪ Największy gracz na globalnym rynku usług płacowych i największy dostawca w Ameryce Łacińskiej (wg raportu „Multi-Country Payroll Peak Matrix Assessment 2015”)
▪ Największy gracz na globalnym rynku outsourcingu usług finansowych i księgowych (wg raportu „Finance and Accounting Outsourcing PEAK Matrix Assessment 2016”)
▪ Najszerszy zasięg geograficzny i Duże możliwości obsługi w różnych językach (wg raportu „Multi-Country Payroll Platform Assessment 2016”)