Od 1 kwietnia obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.[1] (dalej: Rozporządzenie). Zmiany wynikające z Rozporządzenia powinny zostać wdrożone przez podatników stosujących kasy rejestrujące najpóźniej do 30 września br. Na dostosowanie obecnie funkcjonujących systemów rejestrowania obrotu na kasach fiskalnych pozostały zatem jedynie trzy miesiące.
Celem naszego Newslettera jest przybliżenie Państwu w przystępnej formie najważniejszych zmian wynikających z Rozporządzenia. Zdajemy sobie jednak sprawę, iż ograniczona formuła naszego biuletynu nie pozwoli nam wyczerpać wszystkich istotnych zagadnień związanych z ewidencjonowaniem obrotu na kasach fiskalnych na nowych zasadach. Jeżeli zatem będą Państwo mieli pytania dotyczące jego treści serdecznie zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z zespołem ASB Tax.
OPIS „PARAGON FISKALNY”
Nowe Rozporządzenie nakłada na podatników obowiązek zamieszczania w treści paragonu opisu ”Paragon fiskalny”. Przedsiębiorcy będą zatem zobligowani do odpowiedniego zmodyfikowania ustawień kasy tak aby możliwe było zamieszczanie tej informacji na paragonie wydawanym klientowi począwszy od 1 października br. (z zastrzeżeniem przepisów przejściowych, por. s. 6).
NAZWA TOWARU LUB USŁUGI UMOŻLIWIAJĄCA JEGO JEDNOZNACZNĄ IDENTYFIKACJĘ
Po 1 października 2013 r. obowiązkiem przedsiębiorców będzie zamieszczanie na paragonach nazwy towaru lub usługi umożliwiającej jego jednoznaczną identyfikację. Ustawodawca nie wskazał jaki stopień szczegółowości opisu nazwy towaru będzie gwarantował realizację nowego obowiązku. W odpowiedzi na zgłaszane w tym zakresie wątpliwości Minister Finansów opublikował wyjaśnienia, w których wskazał m. in. że:
Obowiązkiem podatników jest podanie dokładnego opisu towarów (usług) objętych różną ceną lub stawką VAT;
Uproszczenia w opisie towarów (usług) są dopuszczalne w sytuacji gdy dana niezdefiniowana grupa towarów jest objętą tą samą ceną i stawką VAT. Podatnik, który dokonuje sprzedaży podobnych dóbr, opodatkowanych tą samą stawką VAT, lecz o różnej cenie nie może więc zastosować uproszczenia w opisie nazwy towaru - na paragonie należy w takim przypadku zamieścić rodzajowy opis towaru, który umożliwi jego identyfikację.
Podatnicy mogą stosować przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów odpowiednio do możliwości technicznych kasy fiskalnej. Oznacza to, że w sytuacji gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy fiskalnej może on dostosować stosowane przez siebie nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej.
Na podstawie przepisów przejściowych podatnicy, którzy posiadają odpowiednie decyzje Ministra Finansów lub potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar o dopuszczeniu kas do obrotu mogą stosować dotychczasowy ewidencji towarów (usług) na paragonach nawet jeśli nie zapewnia on realizacji wymogu jednoznacznej identyfikacji. Istotne jest jedynie aby w wyniku stosowania ograniczonych opisów sprzedawanych dóbr lub usług nie doszło u podatnika do zaniżenia obrotu, a co za tym idzie należnego podatku VAT.
WARTOŚĆ RABATU
Paragony drukowane po 30 września 2013 r. będą musiały zawierać dodatkowo kwotę rabatu udzielonego w momencie sprzedaży towaru (usługi). Jeżeli chodzi o rabaty posprzedażowe nowe regulacje nie przewidują żadnych istotnych zmian. W świetle dotychczasowej praktyki tego rodzaju rabaty powinny być ujmowane w ewidencji korekt.
NIP NA PARAGONIE NA ŻĄDANIE KLIENTA
Rozporządzenie nakłada na sprzedawców obowiązek zamieszczania numerów NIP nabywców towarów na ich żądanie. Paragon zawierający NIP będzie stanowił, w świetle Rozporządzenia ws. faktur[1], fakturę uproszczoną.
REJESTR REKLAMACJI I ZWROTÓW
Nowe Rozporządzenie wskazuje wprost, że podatnik jest obowiązany prowadzić odrębną ewidencję uznanych reklamacji i zwrotów towarów, która powinna zawierać następujące dane:
datę sprzedaży;
nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
EWIDENCJA OCZYWISTYCH POMYŁEK
Nowe Rozporządzenie nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek. Taki rejestr powinien zawierać:
kwotę błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki
oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
RAPORTY DOBOWE
Rozporządzenie przewiduje, że podatnicy przeprowadzający więcej niż jedną transakcję w tym samym czasie powinni zamknąć wszystkie rozpoczęte w ciągu doby transakcje przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego.
Ponadto rozszerzono zakres danych, które powinny znaleźć się w raporcie dobowym. W szczególności nałożono na podatników obowiązek uwzględnienia w tym raporcie następujących zmian wprowadzonych do bazy towarowej:
opisu „wykonano zmiany w bazie towarowej”
łącznej liczby zmian dla bazy obejmującej dodanie towaru, usunięcie towaru i zmianę przypisanej do towaru stawki podatkowej VAT
TERMIN NA PRZYGOTOWANIE RAPORTU MIESIĄCZNEGO
Rozporządzenie wydłuża termin na sporządzenie raportu miesięcznego do 25 dnia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
Rozporządzenie przewiduje szereg przepisów przejściowych, które mają umożliwić podatnikom dostosowanie do nowych wymogów przy uwzględnieniu możliwości technicznych stosowanych uprzednio kas fiskalnych. Regulacje przejściowe wydłużają również ważność uzyskanych uprzednio decyzji i potwierdzeń dotyczących możliwości dopuszczenia kasy do obrotu.
Najważniejszym z przepisów jest sześciomiesięczny okres przejściowy na dostosowanie systemów kas rejestrujących do nowych regulacji: do dnia 30 września 2013 r. podatnicy mogą prowadzić ewidencję oraz zapewnić spełnienie warunków używania kas zgodnie z przepisami obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 r.
Ponadto, podatnicy stosujący kasy fiskalne, które zostały nabyte:
w okresie ważności decyzji Ministra Finansów wydanej przed 1 grudnia 2008 r.;
w okresie ważności potwierdzenia Głównego Urzędu Miar wydanego po 1 września 2008 r.
- mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie 30 września 2013 r. pod warunkiem, że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika, tzn. gwarantują ewidencję całości obrotu podlegającego opodatkowaniu VAT.
Podatnicy posiadający kasy rejestrujące, które nie posiadają możliwości technicznych gwarantujących wydruk paragonu z uwzględnieniem nowych danych stosują przepisy Rozporządzenia odpowiednio. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministra Finansów odpowiednie stosowanie przepisów nowego Rozporządzenia w tym zakresie oznacza, że brak możliwości technicznych będzie skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji (tj. jej prowadzeniem dostosowanym do możliwości kasy). Przykładowo, w sytuacji gdy w sytuacji gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej podatnik powinien dostosować nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej.
[1] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.