Elektroniczne sprawozdania finansowe - sporządzanie i składanie do KRS dokumentów finansowych związanych z zamknięciem roku obrotowego

PHIG.pl » Eksperci radzą » Elektroniczne sprawozdania finansowe - sporządzanie i składanie do KRS dokumentów finansowych związanych z zamknięciem roku obrotowego
  • Publikacja 28 czerwca 2019
  • Modyfikacja 2019-06-28 13:36:38

 

W 2018 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące sposobu sporządzania sprawozdań finansowych i składnia ich w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Zmiany te związane są z postępującą cyfryzacją postępowań sądowych w Polsce, w praktyce okazały się jednak dużym wyzwaniem dla przedsiębiorców.

 

Poniżej przedstawiamy zwięzłą informację mającą pomóc w wykonaniu ciążących na przedsiębiorcach obowiązkach.

 

Dla przypomnienia – do 30.06 należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty finansowe (dla tych którzy mają rok obrotowy pokrywający się z kalendarzowym) oraz do 15.07 należy złożyć dokumenty w KRS.

 

Źródłem problemów jest konieczność wykorzystania do tych czynności nowoczesnych technologii (zaawansowane programy księgowe, podpisy elektroniczne) oraz elektroniczna forma komunikacji z KRS (system on-line) oraz brak możliwości skorzystania z dotychczasowej, tradycyjnej (papierowej) metody przygotowania i zgłaszania dokumentów finansowych. Niezmienne pozostało tylko jedno – obowiązek przygotowania i zgłoszenia do KRS dokumentów finansowych spółek w ustawowych terminach, za co bezpośrednio odpowiedzialność ponoszą osoby zarządzające spółką.

 

Nasza dotychczasowa praktyka pokazuje, że nowe uregulowania stanowią istotny problem dla cudzoziemców zasiadających w zarządach polskich spółek, którzy nie posiadają numeru PESEL oraz nie przebywają na stałe na terenie Polski.

 

Problemy te widoczne są na każdym etapie obiegu dokumentów finansowych tj. ich przygotowania, podpisania jak również złożenia do KRS.

 

I. Forma dokumentów finansowych spółki

 

Październikowa nowelizacja wprowadziła obowiązek przygotowywania dokumentów finansowych spółek w formie elektronicznej jak również zdefiniowała nowe zasady ich podpisywania.

 

I tak:

1)         sprawozdanie finansowe – może być przygotowane wyłącznie w formie elektronicznej w strukturze logicznej (XML) zgodnej ze schematem (XSD) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów oraz podpisane przez właściwe osoby podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym ePUAP. Obowiązek sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej XML nie dotyczy sprawozdań sporządzanych zgodnie z MSR;

2)         sprawozdanie z działalności – może być sporządzone wyłącznie w formie elektronicznej (np. w postaci pliku PDF) oraz podpisane przez właściwe osoby podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym ePUAP;

3)         opinia biegłego rewidenta – może być sporządzona wyłącznie w formie elektronicznej (np. w postaci pliku PDF) oraz podpisana przez biegłego rewidenta podpisem kwalifikowanym;

4)         uchwała Zgromadzenia wspólników zatwierdzająca sprawozdanie finansowe – może być sporządzona w dotychczasowej, papierowej formie, jednak do KRS musi zostać przesłany jej skan opatrzony podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym ePUAP co najmniej jednego reprezentanta spółki (dopuszczalny jest również podpis elektroniczny adwokata lub radcy prawnego reprezentującego spółkę w postępowaniu rejestrowym).

 

Największe problemy od strony technicznej rodzi poprawne przygotowanie sprawozdania finansowego. Plik XML zawierający sprawozdanie musi posiadać określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę, która wymusza użycie specjalistycznego oprogramowania księgowego lub skorzystanie z aplikacji „e-Sprawozdania” udostępnionej bezpośrednio przez Ministerstwo Finansów (https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/), przy czym aplikacja ta niestety nie umożliwia złożenia sprawozdania do KRS (co oznacza, że w praktyce i tak trzeba skorzystać z programu księgowego). W razie potrzeby nasz zespół Olesiński i Wspólnicy (O&W) posiada odpowiednie oprogramowanie i służy pomocą w sporządzania odpowiednich formatów.  

 

Przygotowane przez spółkę dokumenty finansowe z chwilą przesłania do bramki internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości służącej do komunikacji z KRS podlegają automatycznej weryfikacji – w przypadku wykrycia niezgodności (np. ze strukturą logiczną sprawozdania finansowego opublikowaną przez Ministerstwo Finansów), są odrzucane, co uniemożliwia ich złożenie w KRS.

 

Proces przygotowania oraz wstępnej, formalnej weryfikacji dokumentów jest skomplikowany nawet dla doświadczonych księgowych. O&W na bazie dotychczasowych postepowań uzyskało w tym zakresie wiedzę, która została już wielokrotnie przetestowane w praktyce i pozwala uniknąć błędów już na wstępnym etapie prac nad dokumentami finansowymi.

 

II. Podpisanie dokumentów

 

Kolejnym problem jest kwestia podpisania dokumentów finansowych, co zasadniczo może nastąpić wyłącznie w formie elektronicznej w postaci:

 

a)    podpisu potwierdzonego Profilem Zaufanym ePUAP (podpis PZ) lub;

b)    kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) zgodnym z wymogami eIDAS.

 

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe powinna podpisać: osoba prowadząca księgi oraz kierownik jednostki, zaś gdy kierownikiem jest organ kolegialny (np. zarząd) wszyscy członkowie tego organu. Tym samym wszystkie ww. osoby zobowiązane są posiadać podpis PZ lub QES. Czynności tej nie da się pominąć, nie można jej również dokonać przez pełnomocnika.

 

Ad a – Podpis PZ

 

Dla uzyskania podpisu PZ konieczne jest utworzenie tzw. Profilu Zaufanego na elektronicznej Platformie Administracji Publicznej – rządowym portalu umożliwiającym załatwianie wybranych spraw administracyjnych za pośrednictwem Internetu (https://pz.gov.pl/pz/index). Rozwiązanie to dedykowane jest dla obywateli Polski – dla utworzeniu Profilu Zaufanego konieczne jest bowiem posiadanie numeru PESEL jak również potwierdzenie swojej tożsamości w punktach PZ zlokalizowanych w Polsce lub za pośrednictwem wybranych polskich banków. Obsługa podpisu PZ dostępna jest wyłącznie w języku polskim.

 

Ad b – QES

 

Alternatywą dla tego rozwiązania jest uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), podpis ten nie wymaga posiadania numeru PESEL, jednakże aby go uzyskać w większości przypadków konieczne jest osobiste stawiennictwo w jednostce wystawiającej podpis  (uwierzytelnienie tożsamości). Lista instytucji wydających w Polsce certyfikaty (podpisy) kwalifikowane dostępna jest pod linkiem:

https://www.nccert.pl/uslugi.htm

 

Rozwiązanie to jest polecane w szczególności dla zagranicznych członków zarządu. O&W oferuje kompleksowe wsparcie w procedurze uzyskaniu podpisu kwalifikowanego w tym także bez konieczności wizyty w Polsce – wymagane czynności uwierzytelniające dokonywane są częściowo przed zagranicznym notariuszem zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez O&W.

 

Zgodnie z informacjami przekazywanymi przez ministerstwo, możliwe jest również wykorzystanie zagranicznych kwalifikowanych podpisów elektronicznych zgodnych z eIDAS wystawionych w innym państwie członkowskim UE. Nasza dotychczasowa praktyka pokazuje jednak, że zagraniczne podpisy kwalifikowane wbrew pierwotnym zapewnieniom nie są poprawnie rozpoznawane przez bramkę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości, co w praktyce uniemożliwia złożenia do KRS sprawozdania finansowego opatrzonego innym podpisem kwalifikowanym niż polski.

 

III. Złożenie dokumentów do KRS

 

Problematycznym zagadnieniem jest również postępowanie dotyczące złożenia dokumentów finansowych spółki do właściwego rejestru. Obecnie może to nastąpić na dwa sposoby:

 

Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)– zgłoszenia może dokonać on-line jeden z członków zarządu lub 

1)    prokurent którego PESEL ujawniony jest w KRS. Do skorzystania z tej opcji zgłoszenia przez RDF konieczne jest założenie konta na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/) oraz posiadanie profilu zaufanego ePUAP służącego do potwierdzania tożsamości wnioskodawcy (alternatywnie możliwa jest weryfikacja za pomocą podpisu kwalifikowanego). Portal dostępny jest tylko w języku polskim. Od kwietnia 2019 r. zgłoszenia może też dokonać adwokat lub radca prawny lub prawnik zagraniczny, dysponujący pełnomocnictwem udzielonym przez spółkę, którego numer PESEL został ujawniony w specjalnym rejestrze prowadzonym przez samorządy zawodowe.

 

2)    Odpłatne zgłoszenie sprawozdania za pośrednictwem portalu S24 – metoda alternatywna przewidziana np. dla spółek, których członkowie zarządu nie posiadają numeru PESEL, będąca odpowiednikiem dotychczasowej, „papierowej” formy zgłoszenia. Złożenie dokumentów do KRS również w tej procedurze następuje przez Internet, opłata za zgłoszenie sprawozdania wynosi ok. 140 PLN. Spółka może dokonać takiego zgłoszenia samodzielnie, może również działać za pośrednictwem pełnomocnika (zgłoszenie dokonywane jest wówczas bez angażowania spółki lub jej zarządu) – metoda ta była przez O&W dotychczas skutecznie stosowana w praktyce. Również i w tym przypadku portal ministerstwa dostępny jest wyłącznie w języku polskim. Po rozpoznaniu wniosku przez sąd, przesłane dokumenty są automatycznie przekazywane do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

 

Dokumenty umieszczone w RDF są jawne oraz powszechnie dostępne za pośrednictwem portalu internetowego Ministerstwa Sprawiedliwości. Na uwagę zasługuje również fakt, że elektroniczna forma złożenia dokumentów finansowych jest obecnie jedyną dopuszczalną i znajduje zastosowanie również do wcześniejszych (niezłożonych dotychczas) dokumentów finansowych.

 

W powyższym podsumowaniu wskazany zostały ogólny zarys problematyki związanej ze sporządzaniem, podpisywaniem i składaniem dokumentów finansowych Spółki jak również w naszej ocenie kluczowe problemy z jakimi mogą spotkać się reprezentanci różnego rodzaju spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeżeli mają Państwo pytania lub są zainteresowani naszym wsparciem przy sporządzeniu, podpisaniu lub złożeniu sprawozdania finansowego do KRS –  zachęcamy do bezpośredniego kontaktu.


Zespół Olesiński i Wspólnicy

 

Osoby kontaktowe:

 

Marcel Mańka

Consultant
Legal Department
T. +48 71 75 00 767

M. +48 880 349 882
marcel.manka@olesinski.com
www.olesinski.com

 

Filip Mroczkowski, LL.M.
Senior Manager
Attorney-at-law (radca prawny)

T. +48 71 75 00 711
M. +48 664 306 097

filip.mroczkowski@olesinski.com

www.olesinski.com